SEKRETARIS PROFESIONAL
Oleh : Drs. Marius Pramana
Dosen ASM Santa Maria Semarang
Abstract : Being a Professional Secretary. This paper discusses how to become a professional secretary. The Secretary is responsible for the adjuvant leaders accept dictation, preparing correspondence, receiving visitors, and remind him to check on official duty or a promise-promise and do other tasks related to improving leadership effectiveness. To become a professional secretary who needed a variety of conditions such as terms of knowledge, skills requirements, Terms personality. Keywords: Secretary, Professional.
Pendahuluan
Sekretaris pada umumnya adalah pembantu seorang kepala yang menerima dikte, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan kepalanya atas kewajibannya yang resmi atau janji-janjinya dan melakukan tugas lain yang ada hubungannya untuk meningkatkan efektifitas kepala (Sutarto, 1997).
Sedarmayanti dalam bukunya Tugas dan pengembangan sekretaris mengatakan bahwa Sekretaris Pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu.
Thomas Wiyasa Bratawidjaja dalam bukunya Sekretaris Profesional mengatakan bahwa Sekretaris Pimpinan bukanlah manajer, meskipun ia harus menjalankan manajemen terhadap karyawan lainnya. Sekretaris pimpinan merupakan tangan kanan pimpinan, oleh karena itu ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan-persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan-dapat berkonsentrasi pada persoalan-persoalan yang lebih penting.
Melihat kedudukannya ini bukan berarti Sekretaris tidak bertanggung jawab terhadap unit kerjanya, ia tetap terikat pada status kepegawaiannya. Dalam hal ini hanya diintegrasikan ke dalam tugas dan tanggung jawab pekerjaan seorang kepala yang menjadi pimpinannya. Oleh karena itu Sekretaris Pimpinan harus berusaha mengenal sifat-sifat pribadi pimpinannya, misalnya:
a. tentang adat kebiasaan yang sering dilakukan baik di kantor maupun di luar kantor,
b. kegemaran/hobby ini juga perlu diketahui oleh sekretaris agar sekretaris dapat menyesuaikan diri dengan apa yang menjadi kegemaran pimpinannya,
c. kelebihan dan kelemahan pimpinan ini penting diketahui dengan demikian maka sekretaris dapat senantiasa berusaha membantu untuk melindungi agar jangan sampai terjerumus.
Syarat-syarat Sekretaris Pimpinan
Sebagai seorang pembantu pimpinan, seorang sekretaris tentunya akan melakukan pekerjaan-pekerjaan yang sangat sibuk sehingga memerlukan ketrampilan yang cukup baik serta pengetahuan yang cukup luas baik tentang tugas-tugas di kantor maupun tugas-tugas bantuan lainnya yang seringkali diperlukan oleh pimpinannya. Untuk memenuhi tuntutan tersebut tentunya seorang sekretaris harus dapat memenuhi syarat-syarat yang diperlukan antara lain:
1. Syarat pengetahuan, meliputi:
- Pengetahuan umum yang luas, terutama yang berhubungan dengan tata naskah atau warkat
- Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi serta susunan personil.
- Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan
- Memahami dan menguasai penerapan bahasa Indonesia yang baku.
2. Syarat ketrampilan meliputi:
- Teknik menyusun surat dan pengetikan
- Teknik tata penyimpanan arsip
- Menulis cepat dengan steno
- Teknik berkomunikasi dengan telepon
3. Syarat kepribadian meliputi:
- Loyalitas, ketekunan, kesabaran ketelitian; kerapian dan dapat menyimpan rahasia.
Ketiga syarat tersebut di atas merupakan syarat minimal yang harus dipenuhi oleh sekretaris, sehingga apabila seorang sekretaris memiliki lebih daripada syarat minimal tersebut tentunya akan lebih baik di dalam melakukan tugas-tugasnya.
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Bukan hanya syarat yang diperlukan tetapi juga perlu diketahui oleh seorang sekretaris tentang ruang lingkup tugasnya. Bantuan seorang sekretaris sangat diperlukan oleh pimpinan, karena seorang pimpinan seharusnya bebas dari semua tugas-tugas rutin yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan catatan-catatan, korespondensi dan sebagainya, karena tugas seorang pimpinan sebagian besar dicurahkan kepada tugas-tugas kepemimpinannya dan ini lebih penting daripada mengurus hal-hal yang disebutkan diatas tadi (rutin). Sehingga apabila ada pimpinan yang masih mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin tersebut dengan sendirinya ia akan kurang dapat konsentrasi pada tugas-tugas kepemimpinannya yang berarti pula akan berakibat kehilangan banyak kesempatan emas, atau dapat dikatakan akan kurang berhasil dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang pemimpin.
Sekretaris bukan hanya pembantu pimpinan yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya, tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan beban tugas pimpinan yang dibantunya dalam beberapa persoalan.
Bantuan yang maksimal dari seorang sekretaris tentunya akan membuat pimpinan dapat bekerja secara berdaya guna, berhasil guna dan profesional. Demikian pula sekretaris yang menguasai pekerjaan sampai kepada hal-hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal tersebut akan dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris melainkan juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinannya. Dari uraian ini dapat dikatakan bahwa seorang sekretaris yang telah menerima pendelegasian wewenang dari pimpinannya untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu, maka dengan sendirinya sekretaris harus dapat mandiri dalam melaksanakan tugas-tugasnya, oleh karena itu seorang sekretaris harus dapat mengetahui lingkup tugasnya agar tidak terlalu banyak bertanya. Tugas Sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 8 macam:
1. Tugas-tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus ataupun pengawasan khusus, misalnya membuka surat, menyimpan/mengarsip surat, menerima dan mengirim telepon, menerima tamu, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaiannya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas-tugas semacam ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan, seperti menyusun surat-surat yang bersifat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, membeli cinderamata dan sebagainya.
3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
merapikan meja kerja pimpinan
bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
mengingatkan pimpinan akan kewajibannya membayar iuran pada organisasi profesi yang diikutinya atau membayar asuransi-asuransi baik untuk perusahaan maupun untuk pribadinya.
Mendampingi pimpinan dalam menghadiri rapat-rapat dinas.
4. Tugas Resepsionis meliputi:
menerima dan menjawab serta menghubungkan telepon, bila perlu mencatat pesan-pesan lewat telepon
Menerima tamu pimpinan
Mencatat janji-janji untuk pimpinan
Menyusun rencana kerja harian pimpinan
5. Tugas Keuangan
menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank misalnya penyimpanan uang, pengambilan uang, penarikan cek dan sebagainya.
membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan-sumbangan dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari, serta penyediaan dana untuk pimpinan.
6. Tugas Sosial
mengurus rumah tangga kantor
mengatur penyelenggaraan resepsi di kantor
7. Tugas Insidental yaitu tugas yang dilaksanakan tidak secara periodik namun terjadi sewaktu-waktu, misalnya mengirimkan karangan bunga ucapan selamat, atau ucapan dukacita bagi pelanggannya, mengoreksi bahan-bahan cetakan seperti brosur, undangan prospektus dan sebagainya.
8. Tugas Sekretaris dalam Business Meeting
Tugas ini cukup berat dan melelahkan karena sekretaris harus mengorganisir suatu pertemuan, dan ini akan berpengaruh sekali terhadap keberhasilan suatu usaha. Pertemuan semacam ini bertujuan memberikan informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan mencari jalan keluarnya.
Demikian beberapa syarat yang diperlukan dan tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang sekretaris dalam membantu pimpinan dalam menjalankan roda kegiatan perusahaan.
DAFTAR KEPUSTAKAAN
Dwi Wahyuni., 1993. Menjadi Sekretaris Profesional, Penerbit Binarupa Aksara,
Sedarmayanti, Dra., 1995 Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Penerbit Ilham Jaya Bandung,
Thomas Wiyasa Bratawidjaja, Drs. 1992, Sekretaris Profesional, Penerbit Pustaka Binaman Presindo,
